내용증명 작성방법, 내용증명 보내는 방법
오늘은 사회에서 많이 이용하지는 않지만, 내용증명 작성방법과 내용증명 보내는 방법을 일이 닥쳤을 때를 위해 알아둘 필요가 있어서 올려드리겠습니다.
저도 아파트 분쟁으로 인해 한 번 발송 해봐서 내용증명 작성방법과 내용증명 보내는 방법은 접해 본 경험은 있으되 이로 인한 법적 소송까지는 가지 않았습니다.
상거래 상 계약 이행을 촉구하거나 미수금 등 채무 변제를 요구할 때 흔히 내용증명을 이용합니다. 내용증명을 이용하지 않고 말이나 메일, 일반우편 등을 이용할 경우에는 법률분쟁이 발생했을 때 이행을 촉구했거나 변제를 요구했다는 사실을 증명하지 못하기 때문입니다.
하지만 내용증명은 상대방의 감정을 상하게 할 수 있고, 또 내용증명의 내용을 잘못 기재해 법률분쟁 시 손해를 보기도 합니다.
내용증명을 이용해야 할 경우
내용증명이란, 등기취급을 전제로 발송인이 수취인에게 어떤 내용의 문서를 언제 발송했다는 사실을 우체국이 증명하는 특수취급제도를 말합니다(우편법시행규칙 제 46조). 내용증명은 분쟁 발생 시 수취인에게 어떠한 내용을 보냈다는 증명력을 갖는 문서로 이용됩니다. 살펴보면....
- 이행을 독촉한 사실 등 증거를 보전할 필요가 있을 때,
- 채무변제를 하지 않거나 계약을 이행하지 않을 경우 법적 조치에 따른 불이익을 고지하는 등 심리적 압박을 할 필요가 있을 때,
- 계약 해지나 계약 연장 등 의사표시 통지가 필요할 때 이용할 수 있습니다.
내용증명 작성방법
내용증명 작성방법은 특별한 규정이나 형식은 없으며, 제목도 통지서나 요청서 등 내용에 맞게 결정하면 될 일입니다. 일반적으로 상단에 보내는 사람과 받는 사람의 이름.주소, 제목과 내용을 기재한 다음 하단에 보내는 날짜를 쓰고 서명을 하면 됩니다.
다만 내용을 작성할 때 반드시 필요한 내용만 육하원칙에 맞추어 간단하고 명료하게 작성해야 합니다. 불필요한 내용이나 감정을 자극하는 내용으로 작성했을 경우는 분쟁 시 약점이 될 수도 있습니다.
내용증명 통지서(예문).hwp
내용증명 보내는 방법
내용증명을 보내는 방법을 살펴보면, 내용증명은 원본 한 부를 만들어 같은 내용으로 2부를 복사하고(원본1, 복사본 2부), 보내는 사람과 받는 사람이 내용증명 상의 당사자와 일치하도록 우편봉투에 기재한 후 우체국에서 내용증명으로 접수합니다.
우체국은 발송인 앞에서 3부의 내용이 일치하는지 확인한 후 각각 확인 지인을 찍어 1부는 우체국이 보관하고 1부는 발신인에게 반환하고 1부는 수신인에게 보냅니다.
우체국에서 부관 중인 1부는 3년간 보관하며, 발송인이 내용증명을 분실했을 경우에는 우체국에 가서 그 등본을 교부 청구하여 이를 발급받을 수 있습니다.
내용증명이 반송된 경우
계약해지나 계약갱신요구 등의 의사표시는 그 통지가 상대방에 도달한 때로부터 그 효력이 생깁니다.(민법 제111조) 상대방에게 도달한 때라는 것은 상대방이 통지의 내용을 알 수 있게 된 객관적인 상태에 놓이는 것을 말합니다.
즉 내용증명을 발송해 우편물이 수신함에 투입되거나, 동거하는 가족이 수령한 때 등 상대방이 알 수 있는 상태에 놓여지면 되고, 그 내용을 상대방이 직접 확인할 필요는 없습니다. 하지만 송달 불능, 수취거부, 폐문부재, 이사불명 등 송달이 불가능해 반송된 경우에는 도달한 것으로 보지 않습니다.
법은 이러한 문제점을 해결하기 위해 '공시송달제도'를 두고 있지만, 여러 번 내용증명을 발송해도 계속해서 반송이 될 경우는 소송으로 진행하는 것이 바람직합니다. 내용증명은 그 자체만으로는 강제력이 없으므로 수취인이 답신할 의무나 내용증명의 내용대로 이행할 의무는 없습니다.
다만, 내용증명은 향후 법률적 분쟁이 있을 경우 중요한 자료가 될 수 있기 때문에 내용증명이 수취거절 등으로 반송될 경우 여러 번 발송해 추후 유리한 증거로 활용하는 것이 바람직하며, 내용증명을 받은 수취인은 추후 분쟁을 대비해 명확하게 답변하는 것이 바람직합니다.